Un modèle de coûts est quelque chose que vous avez toujours voulu avoir avec vous mais sans le savoir !
Vous sentez qu’il vous manque quelque chose :
- Quand vous avez besoin d’accélérer un devis pour un client,
- Quand vous vous demandez à quoi pensait votre prédécesseur quand il a décidé de tel niveau de prix,
- Quand vous voulez le pourcentage adéquat d’assurance qualité ou de gestion de configuration dans votre projet,
- Quand vous souhaitez recalculer le prix de votre devis après avoir revue de nouvelles évolutions attendues par votre (futur) client.
Et bien ce qu’il vous manque c’est un modèle de coût !
Un outil qui vous permet de calculer et valider rapidement des offres complexes. Même si cela semble facile quand on en parle comme cela, un modèle de coût ne peut en aucun cas être improvisé et c’est cela sa grande limite : il doit être construit au cours du temps.
Pour le construire, préparez-vous à maîtriser les notions de :
- paramètres dimensionnants,
- mécanismes de dérivation,
- structure produit de haut niveau,
- base de données des coûts réels,
- boucle de capitalisation,
- …
Alors vous trouverez les concepts développés par BETTER DEVELOPMENT particulièrement utiles.
Modèle de coûts pour le chiffrage des projets : les enjeux
Contexte
Les raisons ne manquent pas de s’attaquer au chiffrage des projets :
- des devis à réaliser rapidement,
- des négociations de devis qui durent de plus en plus longtemps,
- des exigences client évoluant nettement (à la hausse ou à la baisse) en parallèle des négociations,
- des offres de plus en plus complexes,
- une sous-traitance accrue mais pas forcément identifiée avant la signature,
- des équipes devis qui transmettront la réalisation à d’autres équipes,
- des experts devis situés dans le chapeau de la pyramide des âges,
- une rentabilité difficile à vérifier sur des projets évolutifs et pluri-annuels,
- une validation des offres interne chronophage.
Impliquer plus de monde n’est pas une solution : d’expérience, les experts en charge de chiffrage sont peu nombreux et en plus débordés. Ni « d’optimiser » une fois de plus le processus : ils seront toujours écartelés entre les besoins et les disponibilités.
Il faut introduire un nouvel élément : le modèle de coût.
Définition
Le modèle de coût est un outil qui permet de passer rapidement des besoins au chiffrage. Dans sa forme aboutie, il comporte :
- une liste de paramètres dimensionnants (structuration des hypothèses de chiffrage souvent sur la base du PBS),
- un mécanisme de dérivation (méthode de calcul ou algorithme permettant de passer le plus mécaniquement possible des hypothèses au chiffrage),
- une répartition du chiffrage sur un WBS projet (souvent à large maille).
Il permet aussi de gérer des notions telles que l’incertitude, le taux de ré-utilisation ou les différents types de risques (technologies, compétences, sous-traitance, intégration, etc.). Il s’appuie souvent sur des outils informatiques.
Un bon modèle de coût doit permettre à terme de fiabiliser les chiffrages à ± 3%.
Capitalisation
Pour arriver à un aussi haut degré de fiabilité, la mise en place de cycles de capitalisation est une nécessité. C’est une opération de longue haleine qui doit être effectuée en parallèle de et en liaison avec la constitution des modèles.
On s’attachera progressivement à :
- mettre en forme les hypothèses de façon la plus structurée possible en s’appuyant sur les connaissances des experts,
- affiner les analyses « analytiques » basées sur les WBS (décomposition des temps) pour continuer à travailler les hypothèses,
- passer à des analyses produit sur la base des comparaisons entre les hypothèses initiales et les hypothèses réelles,
- renouveler inlassablement les cycles d’analyse.
Enjeux
L’objectif principal des modèles de coûts est de réduire les risques liés au chiffrage grâce à :
- la mise en forme d’hypothèses vérifiables et contrôlables,
- la définition de mécanismes de dérivation pour calculer systématiquement les coûts sur des bases comparables,
- la traçabilité des hypothèses tout au long de la construction du devis,
- la mise en relief de l’incertitude et du risque associé,
- la capitalisation en s’appuyant sur des extractions de données opérationnelles.
Sans qu’il soit bien sûr possible de les évaluer précisément, on peut affirmer que l’assiette concernant les risques porte sur plusieurs pour-cent des chiffrages.
Si les considérations de ROI viennent en second par rapport à cet objectif principal, on peut chiffrer quelques gains :
- des devis plus rapides : un gain de charge de 20% est envisageable sur l’ensemble de la « chaîne devis »;
- des devis plus fiables : alors les marges de précaution peuvent être progressivement réduites pour des offres plus compétitives,
- une prise de décision améliorée : les arbitrages entre exigences client et solution peuvent être valorisés.
D’autres gains intangibles peuvent aussi être évoqués :
- Amélioration de la maîtrise de l’ingénierie,
- Transfert de connaissance entre les générations,
- Implication dans de nouvelles définitions de produits.
L’importance et le niveau de ces enjeux montrent bien la nécessité de mettre en place des modèles de coûts. Ils justifient pleinement un projet d’investissement ambitieux sur plusieurs années.
Pourtant peu d’entreprises se lancent dans la définition de leurs modèles de coût : c’est certes coûteux mais c’est surtout ambitieux.
Comment viser ? La vision de BETTER DEVELOPMENT dans la suite de cet article le mois prochain …
